Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой




НазваниеОсновная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой
Дата конвертации12.05.2013
Размер65.5 Kb.
ТипРеферат

Раздел 9 — Управление электронной почтой


Содержание

  • Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой

  • Введение

  • Важность электронной почты

  • Процедуры управления электронной почтой

  • Другие соответствующие разделы Комплекта средств

  • Документы

  • Глоссарий

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой


  • Сообщения электронной почты могут являться документацией, и в этом случае они должны управляться как и бумажная документация и другие электронные документы.

  • Пользуйтесь системой EDRM или бумажными папками для управления документацией сообщений электронной почты, а не самой системой электронной почты (например, вашей папкой Входящие и личными папками).

  • В случаях, когда сообщение электронной почты является документацией и создается внутри организации, его составитель отвечает за регистрацию.

  • В случаях, когда сообщение электронной почты является документацией и создается вне организации, его получатель отвечает за регистрацию.

  • Активно управляйте своими сообщениями электронной почты, регулярно регистрируя сообщения электронной почты, являющиеся документацией и удаляя не имеющие отношение к делу и личные сообщения электронной почты и т.п. (сообщения электронной почты, не являющиеся документацией).

Введение


Многие единицы документации ООН создаются и получаются при помощи системы электронной почты ООН Lotus Notes. Сообщения электронной почты, которые являются документацией, должны управляться как и бумажная документация и другие электронные документы (т.е. те сообщения, которые являются документацией в форме сообщений электронной почты). Весь персонал ООН должен стремиться к эффективному управлению электронными сообщениями для ускорения обмена информацией, сокращения объема документации и автоматизации рутинных офисных задач. Это включает следующее:

  • Передача сообщений о необходимых действиях и информации другому персоналу по потребности

  • Принятие необходимых мер по электронным сообщениям

  • Сохранение сообщений электронной почты так долго, как требуется, но не дольше


Важность электронной почты


Не все сообщения электронной почты являются документацией, однако важно обеспечить сбор тех из них, которые являются документацией, в вашу систему управления документацией. В целом, сообщения электронной почты могут быть подразделены на следующие две основные категории:

  1. сопроводительные сообщения электронной почты, личные сообщения электронной почты и текущие сообщения электронной почты (которые не подлежат сохранению) — все это называется «сообщениями электронной почты, не являющимися документацией», а также часто проходящими или личными сообщениями электронной почты

  2. сообщения электронной почты, которые сообщают о принятых решениях или выполненных действиях, или содержат подтверждения деловых операций (которые подлежат сохранению и управлению) — «это сообщения электронной почты, являющиеся документацией»

Иногда сообщения электронной почты представляют собой единственными письменными документами о деловой операции, и в этом случае невыполнение требований об управлении ими как документацией приведет к отсутствии в будущем документов, подтверждающих это, или информация для последующей деятельности.

Сообщения электронной почты могут существовать как сами по себе (только текст), так и могут содержать вложения в форме документов. Эти вложения могут представлять собой важные документы, такие как инструкции, процедуры, протоколы, сохраненные в самых различных форматах (например, файлы формата .doc программы Word, файлы формата .xls программы Excel и т.п.). Вложениями могут быть как черновые варианты документов, направленные для составления замечаний, так и заключительные/утвержденные версии, направленные для сведения. Черновые варианты тоже могут считаться документацией, если они, например, демонстрируют ход внесения изменений в методику. Следовательно, необходимо осуществлять управление и некоторыми из вложений.

Система электронной почты (ваша папка Входящие и личные папки) никогда не должна использоваться для управления вложениями как документацией. Проходящие сообщения электронной почты должны регулярно удаляться; самые важные сообщения электронной почты должны либо сохраняться в утвержденной АРМС системе EDRMS, либо распечатываться и сохраняться в виде бумажных папок.

Приведенная ниже схема поможет вам идентифицировать деловые сообщения электронной почты (которые являются документацией) и личные или проходящие сообщения электронной почты (которые не относятся к документации):


 
Запомните:

  • документация из сообщений электронной почты должна либо сохраняться в системе EDRM, либо распечатываться и регистрироваться в папках с бумажными документами

  • сообщения электронной почты, не являющиеся документацией, должны незамедлительно удаляться

Процедуры управления электронной почтой


Вы можете значительно упростить себе задачу управления сообщениями электронной почты (как являющимися документацией, так и нет), выполняя следующие простые правила.

Создание сообщений электронной почты и адресация


Надлежащая работа по управлению сообщениями электронной почты начинается с их создания и адресации. Рекомендуется соблюдение следующих требований:

  • В качестве основных получателей следует указывать только тех лиц, которые должны осуществлять действия или принимать решения с учетом содержания сообщения.

  • Пользуйтесь функцией "Reply to All" (ответить всем) только при необходимости

  • Use CC solamente con fines informativos

  • В одном сообщении электронной почты рассматривайте только одну тему

  • Сообщение предпочтительнее включать в текст сообщения, а не в качестве вложения

  • В строке темы должны использоваться четкие и однозначные формулировки

  • Использование префиксов в строке «Тема» для разделения сообщений электронной почты по категориям поможет пользователям при принятии решений об удалении, немедленном открытии или последующем открытии. См. приведенные ниже примеры:

    • SOCIAL (МЕРОПРИЯТИЕ): посещение ресторана в следующую среду

    • FOR INFO (К СВЕДЕНИЮ): последние новости о забастовке железнодорожников

    • FOR ALL MANAGERS (ВСЕМ МЕНЕДЖЕРАМ): новые курсы по средствам оценки

    • URGENT! (СРОЧНО!): Инструктаж по пожарной безопасности в 12.00


Обязанности по хранению сообщений электронной почты


Составитель обязан сохранять сообщения электронной почты и управлять ими:

  • Если сообщение электронной почты создается в организации

Получатель обязан сохранять сообщения электронной почты и управлять ими:

  • Если сообщение электронной почты получено из внешнего источника, и в случае, когда эта информация не существует в других документах Организации и является частью официальной деловой документации В случае многочисленных получателей каждый офис должен принять решение относительно того, кто из персонала будет отвечать за регистрацию всех сообщений электронной почты по конкретной теме.

Важные правила, которые следует помнить, если вы являетесь составителем сообщения электронной почты:

  1. Если вы создали сообщение электронной почты в ответ на сообщения от одного или нескольких получателей, вы должны обеспечить сохранение в документации исходного текста и всех ответов.

  2. При текущем обмене электронными сообщениями вы должны принять решение в отношении того, на каких стадиях обсуждения копия сообщения электронной почты должна быть сохранена в качестве официальной документации. Это решение должно основываться на важности новой информации в электронном ответе на предыдущее сообщение.

  3. При добавлении к документации полученного сообщения электронной почты эта единица документации должна считаться новым оригинальным документом, подлежит сохранению и управлению.


Культура производства


Выполняйте активное управление вашей электронной почтой, регулярно:

  • регистрируя сообщения электронной почты, являющиеся документацией — сохраняя их либо в системе EDRM, либо распечатываться и регистрироваться в папках с бумажными документами

  • удаляя сообщения электронной почты, являющиеся документацией, которые должны регистрироваться другими лицами — желательно сразу после выполнения действий на их основании

  • удаляя другие сообщения электронной почты, когда они более не требуются

Другие соответствующие разделы Комплекта средств


  • Раздел 4 — Управление документацией в ООН

Документы


  • Руководство по управлению сообщениями электронной почты (АРМС, 2006 год)

Глоссарий


  • Сообщения электронной почты, являющиеся документацией: Любое сообщение, созданное, направленное или полученной в системе электронной почты, если оно необходимо организации с целью управления, оказания поддержки или документирования осуществления программ, выполнения операций, принятия решений или предоставления отчетов о деятельности.

  • Эл. почта: Электронная система передачи почтовых сообщений.


Добавить в свой блог или на сайт

Похожие:

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой iconМы решили посмотреть, насколько широко было и остается матривлияние в мире. При ознакомлении с этим разделом, следует помнить, что информация о матривлиянии
Поэтому здесь отражена только та часть сведений о народах, информация о матривлиянии у которых оказалась нам доступна. И все же мы...

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой iconДля обсуждения предлагаются следующие вопросы: Сознание и коллективное бессознательное в государственном управлении
Для понимания «нормы» и «патологии» в государственном управлении необходимо выйти на макроуровень процессов социальной и духовной...

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой iconРегистрационная форма
Выслать обычной или электронной почтой: -net by (для Сычевой Е. А.)

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой iconВ виде письменных заявок, направляемых электронной почтой и факсом с указанием всех необходимых сведений и в предусмотренные Договором сроки. 1 При выдаче поручений предоставлять Подрядчику

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой iconЭлектронные сообщения © Антон Серго Электронная корреспонденция
Едва ли какое-то еще средство связи сможет сравниться с электронной почтой по соотношению цены и скорости доставки, а элементарность...

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой icon1. Динамика неравенства
Причем следует помнить, что при расчете данного показателя не учитываются теневые доходы населения, оценивающиеся в 30-40% общего...

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой iconРепортаж По следам кусачих преступников Что следует помнить, отправляясь в лес
Янис Гайлис рассказывает о насекомых, которые так любят жить рядом с человеком. И скрываться от нас в цветах

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой iconО необходимости становления психической готовности юных легкоатлетов-бегунов
Поэтому следует помнить, что психологическая подготовка спортсмена к соревнованиям есть важный и обязательный элемент обучения и...

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой iconИнформация: Получение товара при наличии доверенности и паспорта! Для получения счетов по электронной почте, вам необходимо предоставить электронный адрес по телефону, факсу или электронной почте. Для оперативной обработки заказов
Или электронной почте. Порядок составления заявки представлен на стр. 32 и на сайте в разделе консультант/как с нами работать

Основная информация, которую следует помнить об управлении электронной почтой iconПравила техники безопасности в спортивном зале и на спортивной площадке
Следует также помнить, что их соблюдение не только делает занятия безопасными, но и является непременным условием качественного решения...


Разместите кнопку на своём сайте:
lib.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©lib.convdocs.org 2012
обратиться к администрации
lib.convdocs.org
Главная страница