О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района




Скачать 81.87 Kb.
НазваниеО формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района
Дата конвертации07.12.2012
Размер81.87 Kb.
ТипДокументы
О формах использования архивных документов на примере

архивного отдела администрации Асекеевского района


Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

Использование документов, хранящихся в архивном отделе администрации Асекеевского района, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» .

В процессе использования документов архивного отдела участвуют две стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации являются администрация района и ее отделы, суд, прокуратура, организации, культурные, учебные учреждения района, редакция районной газеты «Родные просторы», общественные организации, а также население района.

Работа по использованию, так же как и любой другой вид работы, носит плановый характер. Помощь в выборе форм использования архивных документов оказывает календарь знаменательных и памятных дат по истории Асекеевского района. А чтобы использование стало результативнее, при проведении проверки наличия и состояния документов фондов и переработке описей изучаем содержание документов. Информация может быть разная: первое упоминание и происхождение названий сел, биографические данные об известных земляках, фотодокументы, и как источник пополнения интересных сведений по истории района используем документы, выявленные в филиале облгосархива в г. Бугуруслане, в фондах госархива Самарской области и пишем запросы в архивы Башкортостана, Татарстана и в Российский государственный архив древних актов. Эта работа требует много времени, но в конечном итоге существенно облегчает составление календаря знаменательных и памятных дат по истории района, т.е. облегчает определение форм использования архивных документов и тематике мероприятий.

Основной формой работы по использованию архивных документов в архивном отделе является инициативное информирование, т. е. информирование органов власти, статистических, сельскохозяйственных организаций, культурных и учебных учреждений, а также других организаций о наличии в нашем архиве тех или иных документов и их содержании. Наиболее простым видом инициативной информации является информационное письмо. Чтобы привлечь внимание учреждений и организаций к архивным документам, установить с ними деловые контакты для последующего ее использования, составляем официальное письмо, содержащее краткое сообщение об архивных документах, учитывая актуальность конкретных проблем и задач. При информировании о памятных, юбилейных событиях готовим предложения о возможных мероприятиях в связи с этим, а затем участвуем в подготовке этих мероприятий. Например, к 60 – летию бывшего совхоза имени Чкалова (по приглашению руководства) экспонировалась передвижная выставка документов и опубликована статья «Экскурс в историю».

Я считаю, что активное информирование документов и использование их в решении проблем социальной, экономической и культурной жизни на местах способствует повышению авторитета и осознанию значимости архива, делает центром общественно-культурной жизни и укрепляет деловые контакты. Асекеевским архивом в 2010 году в связи с 65 – летием Победы в Великой Отечественной войне были подготовлены инициативные информации о наличии и содержании документов районного архива по истории района в годы войны и отправлены в отдел образования и в отдел культуры; а в ПТУ-69 – о документах, отражающих прибытие эвакуированных, о сельчанах – фронту, о документах личного происхождения участников Великой Отечественной войны. В результате по просьбе руководства центральной районной библиотеки было подготовлено выступление о документах по военной тематике перед библиотекарями района; по просьбе заместителя директора по учебно-воспитательной работе ПТУ № 69 для учащихся подготовлена выставка документов «Этих лет не смолкнет слава» с информацией о героизме, проявленном асекеевцами в годы Великой Отечественной войны. Получив информацию о составе и содержании документов по истории с. Лекаревка, библиотекарь Лекаревской средней школы целую неделю в архиве изучала историю своего села с целью пополнения новыми сведениями исторического раздела краеведческого музея. К 70-летнему юбилею подготовили подробную информацию – хронику по истории Асекеевской прессы в редакцию газеты «Родные просторы».

Информирование осуществляется архивом также в виде ответов на тематические запросы или справки о наличии в архиве соответствующих документов. Например, в форме справок об асекеевцах в годы войны – студентке Оренбургского пединститута, об образовании и становлении Асекеевской средней школы для музея – директору школы; об участнике Великой Отечественной войны, бывшем председателе колхоза имени Молотова Гиниатуллине С. – его сыну; об Оренбургской губернии – журналисту районной газеты Маркову А.; об образовании и становлении районной больницы – заместителю директора по учебно-воспитательной работе Бугурусланского медицинского училища и т.д.

Информирование руководителей организации производим в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. Заголовки документов или дел располагаем в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Следующая форма использования - это исполнение запросов социально-правового характера. Эта форма всем знакома. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.

Кроме этого, наш архив осуществляет:

- представление документов пользователям в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- выдачу документов во временное пользование;

- публикацию документов;

-проведение информационных мероприятий (встречи с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, "дней открытых дверей", лекции, доклады, уроки для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов.

Значительное место в работе архива в связи с юбилейными и знаменательными датами занимает лекционная пропаганда, встречи с общественностью. Мне предоставлялась трибуна на собраниях: в селе Асекеево ко Дню 8 Марта, в селе Юдинка – к юбилеям со дня образования колхоза имени Димитрова.

Встречи с общественностью мы проводим в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, выступлений. Таким образом, осуществляется непосредственное общение архивистов с пользователями информации.

В деятельности архивного отдела сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях. Тематику встреч с широкой аудиторией рассчитываем на общий интерес: актуальные проблемы современности, знаменательные и юбилейные даты. Так, например, была проведена встреча с участниками 1У областного слета поисковых объединений «Равнение на героев», была проведена экскурсия по архиву и беседа «Застывшие на камнях имена…(о памятниках и памятных местах района)».

Архив работает в тесном контакте с районным краеведческим общественным музеем. В Международный день музея архив ежегодно принимает участие в мероприятии для детей с ограниченными возможностями, делая небольшой экскурс в прошлое.

За последнее время провели встречу членов женского клуба «Старинушка» и фондодержателя, участника Великой Отечественной войны Глазунова Г.Н. с супругой;

04 июня 2011 г. выступление на встрече с односельчанами на территории моей малой родины, бывшего пос. Муллагулово об образовании поселка;

18 ноября 2011 г. выступление на сходе граждан в районном Доме культуры «Романтика» об образовании села Асекеево;

4 мая 2012 г. в муниципальном бюджетном учреждении культуры «Централизованная библиотечная система» Асекеевского района состоялась встреча за «круглым столом» автора книги «Слово о большой и малой Родине» Валеева Рината Габдулловича с общественностью. Р.Г.Валеев поведал о том, как создавалась книга. Затем выступили те, кто вписал свои строки в эту своеобразную летопись района о воинах – земляках и тыловиках Асекеевского района. Боевым и трудовым подвигам наших земляков в годы Великой Отечественной войны была посвящена и специальная выставка архивных документов «Эхо прошедшей войны».

2 июня этого года, через 40 лет произошла встреча моих одноклассников т.е. школ с. Новосултангулово, с. Старосултангулово, пос. Курбанай и пос. Муллагулово Новосултангуловского сельского Совета Асекеевского района Оренбургской области со своими первыми учителями. Готовили эту праздничную встречу. Наиболее интересными и полными получились воспоминания о прошлом. Экспонировалась выставка архивных документов Султангуловской волости и фотодокументов одноклассников «Помним о прошлом, думаем о будущем», выставка о рождении, структуре Султангуловской волости и о тех задачах, которые ей приходилось решать, о ликвидации безграмотности, о населении волости.

Для периодической печати, как и все архивисты, готовим газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации (За год – 3-5 статей, иногда больше). Статьи «Былое и настоящее», «Не посрамили легендарной фамилии», иллюстрированные фотодокументами, хранящимися в архиве, опубликованы в местной газете и пополнили страницы юбилейной летописи. Публикация фотодокументов помогла некоторым читателям узнать себя, увидеть лица своих близких, запечатленных в трудовые будни. Надо отметить, что материалы, которые мы представляем, не сокращают, наши статьи не теряют смысл. Очень важно то, что в них остается архивный дух.

«В зеркале цифр и фактов», «Асекеевскому району» – 80 лет», под этими названиями экспонировались выставки документов и проведены школьные уроки. Уходя из районного архива, ученики унесли с собой много впечатлений от увиденного и услышанного, поскольку ни в одном учебнике истории нет информации о своей малой родине.

Помимо традиционных форм использования документов, архив применяет такую форму, как участие в работе краеведческого кружка. Члены краеведческого кружка Кислинской, Старокульшариповской, Самаркинской, Асекеевской, Красногорской, Чкаловской и Аксютинских школ со своими учителями по географии за короткий срок успели «заболеть» архивным делом. Сначала учащиеся встречались с интересными людьми своих сел, собирали воспоминания старожилов по истории села. Потом пришли в архив, обратились к первоисточнику. На конкретных документах знакомились с историей родного края для создания музея в школе.

Проводим мини-беседы «Фронтовые письма» с учениками и с посетителями, приходящими в архив по личным вопросам.

Фонды личного происхождения в основном используем, как наглядные пособия на уроках мужества, куда приглашаются фондодержатели. Их рассказ дополняется показом документов. Мы считаем, что уроки, проводимые нами, не только воспитывают чувство и уважения к делам своих земляков, но и пробуждает интерес к самостоятельной работе с архивными документами.

Итак, архив является не только местом хранения документов, но и культурным центром жизни района, посредством которого распространяются сведения исторического наследия о нашей малой родине для воспитания чувства гордости за свой край, за свою историю.


Руководитель архивного отдела М.Р.Абдуллина



Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ

Добавить в свой блог или на сайт

Похожие:

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,...

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconПоложение о порядке учета, хранения, комплектования и использования архивных документов Нижегородского филиала федерального
Нижегородской области и подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов Нижегородской области,...

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconОтчет о работе Государственного учреждения «Государственный архив Волгоградской области» за 2010 год
«Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных...

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconСправочник по фондам архивного отдела районного архива
Совета народных комиссаров рсфср от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела» и от 31 марта 1919 г. «О губернских...

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconОтчёт начальника архивного отдела администрации Александровского муниципального района о работе за 2011 год на еженедельной планерке 16. 04. 2012. В соответствии с
Отчёт начальника архивного отдела администрации Александровского муниципального района о работе за 2011 год на еженедельной планерке...

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconАдминистративный регламент по исполнению муниципальной функции “ Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов ” Администрацией Маловишерского муниципального района Новгородской области
Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов” Администрацией Маловишерского...

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconПостановлением главы администрации Мари-Турекского муниципального район от 7 февраля 2011 года №58 порядок доступа к архивным фондам и использования архивных документов
Российской академии наук, Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, в целях совершенствования...

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconНазвание фонда
Список фондов архивного отдела администрации г. Белово, содержащие документы по личному составу

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconСтандарт качества предоставления муниципальных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Московской области и Павлово-Посадского муниципального района
Архивного фонда Московской области и Павлово-Посадского муниципального района, оплачиваемых (финансируемых) из средств (субвенции)...

О формах использования архивных документов на примере архивного отдела администрации Асекеевского района iconПутеводитель по фондам архивного отдела администрации города Мурманска
Отдел записи актов гражданского состояния администрации города Мурманска (отдел загс администрации города Мурманска)


Разместите кнопку на своём сайте:
lib.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©lib.convdocs.org 2012
обратиться к администрации
lib.convdocs.org
Главная страница